La durée de vie moyenne d’un site internet est de 3 ans. Dans le secteur public, plutôt 6 avec une remise à niveau en cours de route. Cela signifie que la refonte d’un site internet est un acte récurrent. Mais ne vous inspire-t-il pas une certaine crainte ? C’est une étape lourde, complexe, remuant autant d’enjeux techniques que politiques. Pour autant, avec une méthodologie adaptée et accompagnée, la refonte d’un site internet est le moment propice pour optimiser toute sa stratégie de communication.

La refonte d’un site internet : le secret de la réussite

Souvent, ce qui vient à l’esprit de la plupart des directions de la communication, c’est d’externaliser la conception du site de A à Z. Cependant, viendrait-il à l’esprit du Groupe La Poste ou de la SNCF de déléguer toute sa stratégie de communication, ligne éditoriale incluse, à un prestataire ?

L’idéal est de valider en amont toute la conception du site, pour ensuite n’en déléguer que le développement. Afin que :

• La conduite du projet ne soit pas chronophage ni budgétivore – le temps de conseil étant ce qui rémunère le mieux les agences de communication
• L’écart entre les attentes et le produit fini soit le plus infime possible
• Les freins au développement du site soient visibles, prévus et contournés
• Que le site s’inscrive dans la stratégie globale de la communication et du marketing.

Dès lors, aucun prestataire ne peut prendre de décisions à votre place. En revanche, il peut vous guider pour que vous puissiez opter pour les meilleures. La phase de conception d’un site peut ainsi s’appuyer sur le savoir-faire d’un consultant, ce qui est une démarche encore peu usuelle. Mais sans aucun doute la plus efficace.

La refonte d’un site internet : à bas la réunionite !

On sait aussi que plus la chaîne de validation est complexe, plus les réunions seront nombreuses et surtout longues. Les allers-retours, les désirs en amenant d’autres, les idées qui fusent, les réticences. Tout cela brouille un projet de communication. D’autant plus s’il s’agit de mettre en place un système digital par nature en lui-même complexe.

Dès lors, présenter aux instances décisionnelles un projet convaincant, c’est mettre de son côté toutes les chances de réussite. En écourtant les réunions de pilotage et en obtenant le consensus nécessaire au lancement.

Ainsi, pour cela, la meilleure arme est de s’inscrire dans une méthodologie bien huilée. La règle suivante est majeure : une réunion ne sert pas à réfléchir. Une réunion sert à valider. Une réunion ne doit donc durer que 2 heures au grand maximum.

Quel trajet méthodologique pour la Refonte d’un site ?

Après des années d’expérience, nous proposons donc le trajet méthodologique suivant la refonte d’un site. Pour sa conception, il faut ainsi procéder par étapes.

Les vertus de l’audit

La première est l’évangélisation auprès de sa tutelle et de ses collaborateurs. Pour cela, le plus efficace est de s’appuyer sur un audit qui synthétise les besoins des uns et des autres, et l’écart entre l’existant et les objectifs. La synthèse d’audit est le plus puissant des outils de conviction par sa neutralité analytique et objective. Ce ne sera jamais du temps perdu. Car remettre sur le marbre un site internet, c’est aussi se replonger dans la stratégie globale de communication. C’est même bien souvent optimiser et mettre à jour la structure d’un service de communication sans douleur. Les recommandations intègrent en effet la conduite du changement dans la durée.

Refonte d’un site, objectif : l’appel d’offres

Ensuite, la seconde étape est d’entrer dans la conception du site pour aboutir au cahier des charges. Celui-ci est, dans le secteur public, contractuel (CCTP). Il doit donc être extrêmement précis pour permettre à une agence de prendre le relais. Et selon notre expérience, il doit décrire point par point toutes les fonctionnalités du site, validées les unes après les autres. Il doit aussi présenter la stratégie de communication et la marque de l’organisme. Par ailleurs, il doit être “user centric” en éliminant tout jargon. La lisibilité doit être optimisée. C’est pourquoi son information doit être nécessairement hiérarchisée pour augmenter les chances de succès de l’appel d’offres.

Le moyen : un comité de pilotage restreint

Pour arriver à ce résultat, l’organisme doit créer un comité de pilotage restreint, composé seulement des personnes en prise directe avec le site. Il ne s’agit pas d’un comité plénier de nature politique, mais simplement technique. À sa tête, un chef de projet faisant l’interface entre ce comité de pilotage et les instances dirigeantes. Ce comité devra réfléchir, entre deux réunions de validation, aux thèmes proposés par l’assistant à maîtrise d’ouvrage qui pilotera le tout, ainsi que je le fais.

11 réunions, 22 heures d’échange pour un site et un cahier des charges complets

La conception du site menant au cahier des charges, nous la menons de la manière suivante.

Le benchmark

Tout d’abord, nous présentons un benchmark concurrentiel comme document de référence pour mettre en valeur ce qui, selon nous, correspond aux meilleures solutions à retenir pour respecter l’ADN de l’organisme, ainsi qu’aux plus mauvaises solutions. Ce document pouvant faire 400 pages sera un levier majeur de réflexion.

Le calendrier et une méthode agile

Un calendrier est mis en place au début de la prestation, prévoyant à dates précises onze réunions thématiques de validation. Leur contenu s’appuiera évidemment sur l’expression globale des besoins, signifiée dans l’audit le cas échéant. Durant chaque réunion, la première heure et demie est consacrée à la validation du thème précédent point par point, et la dernière demi-heure à la présentation des enjeux du thème suivant. Entre deux réunions, nous sommes à disposition pour aider à la réflexion, être forces de proposition, accompagner. L’objectif est de lever toute zone d’ombre du projet. Ou parfois, au contraire, de les mettre en relief comme bloquantes pour inciter à la prise rapide de décision. Mais c’est vous qui réfléchissez, qui êtes au cœur du processus. Pas une agence.

Les réunions thématiques

1. Cibles par niveaux de priorité – objectifs généraux du site – objectifs par cibles
2. Architecture éditoriale : liste de tous les contenus souhaités – analyse de la concurrence – hiérarchisation des contenus – construction de l’arborescence selon la navigation principale, secondaire et le bas de page – pages fonctionnelles (newsletter, mentions légales, liens vers les médias sociaux…)
3. Les contenus par page du site, à minima, au mieux, à réutiliser, à créer, fonctions liées
4. Les aspects fonctionnels du site : formulaires, géolocalisation, moteurs de recherche, intégration de données externes et interopérabilité, annuaires, fils d’actualités et agenda, médiathèque… tout est possible selon les besoins exprimés
5. Ergonomie du site – occupation de l’espace-écran – typologie de navigation – liens internes – raccourcis de navigation. On s’appuiera sur le benchmark pour exprimer ce que l’on veut, ou ce que l’on ne veut pas…
6. Le graphisme : charte graphique préexistante ou non ? À rafraîchir, à recréer ? Quels exemples résonnent avec l’ADN de la marque dans le benchmark ?
7. Page d’accueil du site – contenus textes, visuels, vidéos – style de page. On s’appuie là encore sur le benchmark
8. Le back-office du site : fonctionnalités de gestion – fonctionnalités à recenser en intégralité – fonctionnalités de suivi – de collaboration – ergonomie – accès, droits, rôles, workflow de validation – versionning – traduction – documentation d’utilisation
9. Technique du site internet : contraintes techniques, préférences, interopérabilité, souhait en terme de CMS, suivi statistique
10. Promotion du site : référencement naturel (SEO), landing pages, publicité payante (SEA), réseaux sociaux et community management
11. Méthodologie et planning depuis l’appel d’offres jusqu’à la livraison du site : chef de projet, équipe, chaîne de validation, contrôle de conformité, recettage, calendrier

Le cahier des charges

Puis, lorsque nous avons récolté toutes ces informations, nous les traduisons de manière technique dans un cahier des charges adapté au prestataire qui sera en charge du développement. Nous y intégrons les schémas fonctionnels (« wireframes ») de chaque type de page, ainsi que la description détaillée de tout ce qui aura été validé en amont.

Nous le concevons de sorte que le prestataire puisse le lire facilement, en hiérarchisant l’information le plus précisément possible. Les parties juridiques sont intégrées avant validation finale par le service compétent.

L’accompagnement post-conception

Une fois les dossiers des candidats reçus, nous aidons à l’analyse des dossiers en jugeant de la conformité des réponses à chaque point du cahier des charges, et de la pertinence des propositions du prestataire potentiel. Nous utilisons une grille de notation aux items pondérés selon les priorités souhaitées – et présentées dans le CCAP – qui aura valeur juridique en cas de litige.

Si besoin, nous pouvons aussi assurer le suivi du projet en soutien au chef de projet côté client, si le dialogue avec le prestataire bloque à un moment ou à un autre.

Avec notre accompagnement, la refonte d’un site internet – ou sa création – peut donc demander 3 mois avant l’appel d’offres, sans audit. La durée de l’audit dépend de la structure de l’organisme, de sa taille et de sa complexité. Elle varie de 2 à 10 jours habituellement, rapport compris.

Refonte d’un site : avantages méthodologiques

Les avantages de cette méthodologie sont, au final :

• De faire gagner du temps, d’économiser des moyens humains et financiers
• De garantir un projet conforme aux attentes
• D’avoir profité du temps d’audit et de réflexion pour avoir remis sur le marbre la stratégie de communication et de marketing globale
• Le profit d’un œil extérieur, sans concession, mais bienveillant, pour réenchanter la marque, mais aussi l’esprit d’équipe en fédérant les énergies autour d’un projet commun et émulant.